Datenschutzerklärung

1. Wer wir sind und was diese Erklärung abdeckt

AI Waiter / waiter24.ai («wir») betreibt eine KI-Chat-Assistenten-Plattform für Restaurants. Diese Erklärung beschreibt, wie wir personenbezogene Daten verarbeiten von:

• Kunden — Restaurantinhabern und Mitarbeitenden, die sich registrieren und das Admin-Panel nutzen; für diese Daten sind wir der Verantwortliche;
• Gästen — Besuchern, die mit dem KI-Assistenten eines Restaurants auf dessen Website, über Telegram oder WhatsApp chatten; für diese Daten ist das Restaurant der Verantwortliche und wir handeln als sein Auftragsverarbeiter. Gäste sollten Datenschutzanfragen zunächst an das Restaurant richten; wir unterstützen das Restaurant bei der Beantwortung.

2. Welche Daten wir erheben

Kundendaten (Restaurant)

• Kontodaten: Name, E-Mail, Passwort (als Hash gespeichert), Name und Einstellungen des Restaurants.
• Zahlungsdaten: werden von unseren Zahlungspartnern verarbeitet — Paddle (Merchant of Record, internationale Karten) oder LiqPay (Kartenzahlungen in UAH für Kunden in der Ukraine). Wir speichern keine Kartennummern, nur Transaktions-Metadaten (Tarif, Betrag, Status, Daten).
• Inhalte: Speisekarten-Einträge und Fotos, Prompts, Wissensdatenbank-Texte, Widget-Einstellungen.
• Technische Daten: IP-Adresse, Browsertyp, Protokolleinträge.

Gästedaten (im Auftrag des Restaurants verarbeitet)

• Gesprächsdaten: Chat-Nachrichten, gewählte Sprache, Sitzungs-IDs, Zeitstempel.
• Bestell- und Servicedaten, die der Gast im Chat angibt: Name, Telefonnummer, Lieferadresse, geplante Abhol-/Lieferzeit, Tischnummer, Reservierungsdetails, Rückrufanfragen.
• Treuedaten: Punktestand und Transaktionen, verknüpft mit der Telefonnummer des Gastes (sofern das Restaurant das Treueprogramm aktiviert hat).
• Feedback: Bewertungen nach der Bestellung (0–10) und Kommentare.
• Bilder: Fotos, die ein Gast im Chat hochlädt (sofern aktiviert) — werden nur zur Generierung der KI-Antwort und für den Support verwendet.
• Ernährungsempfehlungen (Gesundheitsdaten): hat das Restaurant die Diätplan-Funktion aktiviert, kann ein Gast eine ärztliche oder diätologische Empfehlung (Bild oder PDF) hochladen, um passende Gerichte vorgeschlagen zu bekommen. Eine solche Datei kann Gesundheitsdaten enthalten und wird daher nur nach ausdrücklicher Bestätigung des Gastes im Chat verarbeitet (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), ausschließlich zur Erstellung dieser einen Antwort an den KI-Anbieter gesendet und niemals gespeichert — weder auf unseren Servern noch im Chat-Protokoll.
• Spracheingabe: sofern aktiviert, wandelt der im Browser integrierte Spracherkennungsdienst (betrieben vom Browser-Hersteller, z. B. Google bei Chrome) Sprache in Text um; wir erhalten und verarbeiten nur den fertigen Text, nie die Audiodaten.
• Interaktionsereignisse: Öffnen/Schließen des Widgets, gesendete Nachricht, aufgegebene Bestellung und ähnliche Produkt-Analytics-Ereignisse.

Potenzielle Kunden

• Geschäftliche Kontaktdaten: wir können öffentlich zugängliche geschäftliche Kontaktdaten von Restaurants (E-Mail-Adresse, Name des Betriebs) verarbeiten, um eine einmalige Einladung zur Plattform zu senden — auf Grundlage unseres berechtigten Interesses. Jede solche E-Mail identifiziert uns, nennt auf Anfrage die Quelle der Adresse und enthält einen Abmeldelink; Abmeldungen werden in einer Sperrliste dauerhaft berücksichtigt. Sie können der Verarbeitung jederzeit widersprechen (siehe Abschnitt 7).

Besucherinnen und Besucher von waiter24.ai

• Anonyme Zugriffsstatistik: Für jeden Zugriff auf unsere Website erfassen wir die verweisende Website bzw. die Kampagnen-Kennzeichnung, die Einstiegsseite und deren Sprache. Diese Einträge enthalten keine IP-Adresse und keine Geräte- oder Browser-Kennung, lassen sich Ihnen nicht zuordnen und sind daher Statistik und keine personenbezogenen Daten.
• Herkunftskanal (nur mit Einwilligung): Wenn Sie Analyse-Cookies akzeptieren, merkt sich ein First-Party-Cookie (w24_attr, 180 Tage), über welchen Kanal Sie erstmals auf die Website gelangt sind. Registrieren Sie sich später, wird dieser Kanal beim Konto gespeichert, damit wir die Wirksamkeit unseres eigenen Marketings messen können. Lehnen Sie ab, bleibt das Feld leer; sonst ändert sich nichts. Siehe die Cookie-Richtlinie.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Bereitstellung und Verbesserung des Dienstes (Vertragserfüllung).
• Messung der Wirksamkeit unseres eigenen Marketings — anonyme Zugriffsstatistik (berechtigtes Interesse, keine personenbezogenen Daten) und, soweit Sie eingewilligt haben, der Herkunftskanal einer Registrierung (Einwilligung, jederzeit widerrufbar).
• Generierung von KI-Antworten auf Gästenachrichten (Erfüllung des Vertrags mit dem Restaurant; berechtigtes Interesse des Restaurants an der Bedienung seiner Gäste).
• Abrechnung und Kontoverwaltung (Vertragserfüllung; rechtliche Verpflichtungen).
• Service-E-Mails — Belege, Test- und Limit-Benachrichtigungen, Sicherheitshinweise (Vertragserfüllung); Produktneuigkeiten (berechtigtes Interesse / Einwilligung, mit Abmeldelink in jeder solchen E-Mail).
• Sicherheit, Betrugs- und Missbrauchsprävention (berechtigtes Interesse).

4. KI-Verarbeitung und Unterauftragsverarbeiter

• Zur Generierung von Antworten werden Gesprächsinhalte (Gästenachrichten, relevanter Speisekarten- und Prompt-Kontext sowie ggf. hochgeladene Bilder) an einen LLM-Anbieter gesendet. Standard-Anbieter der Plattform ist Anthropic (Claude-Modelle). Ein Restaurant kann stattdessen einen eigenen API-Schlüssel eines unterstützten Anbieters verbinden (OpenAI, Google Gemini, DeepSeek, Groq, xAI, Perplexity, OpenRouter, Together, Mistral oder ein selbst gehosteter Endpunkt) — dann werden die Daten an den vom Restaurant gewählten Anbieter gesendet.
• Nach den API-Bedingungen dieser Anbieter werden über die API übermittelte Daten nicht zum Training ihrer Modelle verwendet.
• Weitere Unterauftragsverarbeiter: Zahlungsabwicklung (Paddle, LiqPay), Versand transaktionaler E-Mails (Postmark, Brevo oder Resend, je nach Konfiguration), Hosting- und Infrastrukturanbieter sowie Messaging-Plattformen (Telegram, Meta/WhatsApp), sofern das Restaurant diese Kanäle aktiviert.
• Auf unserer eigenen Marketing-Website laufen Analyse- (Google Analytics 4) und Marketing-Tools (Meta Pixel) nur mit Ihrer Cookie-Einwilligung — siehe die Cookie-Richtlinie.

5. Speicherdauer

• Kontodaten werden für die Dauer des Kontos gespeichert und nach Beendigung gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen (z. B. Buchhaltungsunterlagen).
• Chat-Protokolle werden für den vom Restaurant konfigurierten Zeitraum gespeichert (Standard: 1 Jahr) und danach automatisch gelöscht. Restaurants können die Speicherung auch vollständig deaktivieren.
• Nutzungszähler und aggregierte Statistiken ohne Personenbezug können länger aufbewahrt werden.

6. Speicherung, Übermittlungen und Sicherheit

Die Daten werden auf Servern in der EU oder der Ukraine gespeichert. Bei Übermittlungen an Anbieter außerhalb dieser Rechtsräume (z. B. KI-Anbieter in den USA) stützen wir uns auf geeignete Garantien wie die von diesen Anbietern angebotenen Standardvertragsklauseln. Die Sicherheitsmaßnahmen sind auf der Seite Sicherheit beschrieben: TLS-Verschlüsselung bei der Übertragung, Verschlüsselung gespeicherter API-Schlüssel, gehashte Passwörter, Mandantentrennung und Zugriffskontrollen.

7. Ihre Rechte

Nach der DSGVO und dem ukrainischen Datenschutzgesetz haben Sie das Recht:

• auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten;
• auf Berichtigung unrichtiger Daten und in bestimmten Fällen auf Löschung;
• auf Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch;
• auf Datenübertragbarkeit in einem maschinenlesbaren Format;
• auf jederzeitigen Widerruf einer Einwilligung, soweit die Verarbeitung darauf beruht;
• auf Beschwerde bei Ihrer Datenschutz-Aufsichtsbehörde.

Zur Ausübung dieser Rechte schreiben Sie an [email protected]. Wenn Sie Restaurantgast sind, wenden Sie sich bitte zuerst an das Restaurant — es ist für Ihre Daten verantwortlich; wir unterstützen die Beantwortung.

8. Kinder

Der Dienst ist ein Geschäftswerkzeug und richtet sich nicht an Kinder. Wir erheben wissentlich keine Daten von Kindern. Restaurants, die altersbeschränkte Produkte verkaufen, müssen die Altersprüfung aktivieren.

9. Cookies und Browser-Speicher

Siehe die Cookie-Richtlinie.

10. Änderungen dieser Erklärung

Über wesentliche Änderungen informieren wir registrierte Kunden mindestens 14 Tage vor Inkrafttreten per E-Mail.

11. Verantwortlicher und Kontakt

Betreiber des Dienstes: FOP (Einzelunternehmer) Mykhailo Eduardovych Kulinich, Steuernummer (RNOKPP) 3264602177, eingetragene Anschrift: vul. Nadii Kurchenko 21, Whg. 4, 84300 Kramatorsk, Gebiet Donezk, Ukraine.

Datenschutzfragen und -anfragen: [email protected]

Zuletzt aktualisiert: 28. Juli 2026